KI klassifiziert, priorisiert und beantwortet E-Mails automatisch – damit Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. 60% weniger manuelle E-Mail-Bearbeitung.
E-Mail-Automation bedeutet nicht "Roboter-Antworten". Es bedeutet: intelligente Klassifizierung, sauberes Routing und personalisierte Antworten, die Ihre Kunden wirklich weiterbringen.
Keine E-Mails bleiben liegen – alles wird automatisch klassifiziert, priorisiert und beantwortet oder an die richtige Person weitergeleitet.
Einheitliche Tonalität und korrekte Informationen – ohne Copy-Paste-Fehler, vergessene Details oder unterschiedliche Aussagen je nach Mitarbeiter.
Durchschnittliche Antwortzeit unter 5 Minuten statt Stunden oder Tagen. Kunden müssen nicht mehr warten – auch nachts und am Wochenende.
Routine-Anfragen werden automatisch bearbeitet – Ihr Team fokussiert sich auf komplexe Fälle, wichtige Kunden und wertschöpfende Aufgaben.
100 oder 10.000 E-Mails pro Tag – KI skaliert ohne zusätzliches Personal. Peaks werden problemlos abgefangen.
Antwortzeiten, Lösungsraten, Kundenzufriedenheit – Sie sehen genau, was die Automation leistet und wo Optimierungspotenzial liegt.
Keine E-Mails bleiben liegen – alles wird automatisch klassifiziert, priorisiert und beantwortet oder an die richtige Person weitergeleitet.
Einheitliche Tonalität und korrekte Informationen – ohne Copy-Paste-Fehler, vergessene Details oder unterschiedliche Aussagen je nach Mitarbeiter.
Durchschnittliche Antwortzeit unter 5 Minuten statt Stunden oder Tagen. Kunden müssen nicht mehr warten – auch nachts und am Wochenende.
Routine-Anfragen werden automatisch bearbeitet – Ihr Team fokussiert sich auf komplexe Fälle, wichtige Kunden und wertschöpfende Aufgaben.
100 oder 10.000 E-Mails pro Tag – KI skaliert ohne zusätzliches Personal. Peaks werden problemlos abgefangen.
Antwortzeiten, Lösungsraten, Kundenzufriedenheit – Sie sehen genau, was die Automation leistet und wo Optimierungspotenzial liegt.
Die E-Mail-Realität: Ein durchschnittlicher Mitarbeiter verbringt 28% seiner Arbeitszeit mit E-Mails. Support-Teams bearbeiten 50-200 E-Mails pro Tag. Jede E-Mail braucht 2-5 Minuten – lesen, verstehen, recherchieren, antworten. Bei 100 E-Mails sind das 3-8 Stunden pro Tag – nur für E-Mails.
Das Ergebnis: Überfüllte Inboxen, verzögerte Antworten, frustrierte Kunden, gestresste Mitarbeiter. Und 60-80% aller E-Mails sind Routine-Anfragen, die immer wieder dieselben Antworten erfordern.
Mit KI-E-Mail-Automation: Routine-Anfragen werden automatisch beantwortet. Komplexe Anfragen werden klassifiziert, priorisiert und mit Antwort-Entwurf an den richtigen Mitarbeiter geroutet. Ergebnis: 60% weniger manuelle Bearbeitung, Antworten in Minuten statt Stunden.
Zwölf Kernfunktionen für effizienteres E-Mail-Management und besseren Kundenservice.
E-Mails werden nach Thema, Dringlichkeit, Sentiment und Zuständigkeit automatisch sortiert. Anfragen, Beschwerden, Bestellungen, Stornierungen – alles landet im richtigen Topf. 95%+ Genauigkeit.
Anfragen landen automatisch beim richtigen Ansprechpartner – basierend auf Thema, Sprache, Kundenhistorie und Verfügbarkeit. Mit allen relevanten Infos und Kontext aus vorherigen Konversationen.
Dringende Anfragen werden erkannt und priorisiert. VIP-Kunden, Beschwerden, rechtliche Themen und zeitkritische Anfragen landen oben. Automatische Eskalation bei Überschreitung von SLAs.
Routine-Anfragen werden mit personalisierten Antworten vollautomatisch bearbeitet: Öffnungszeiten, Statusabfragen, FAQ-Themen, Bestätigungen. Sofort beantwortet, 24/7.
Bei komplexeren Anfragen erstellt KI einen personalisierten Entwurf mit allen relevanten Informationen. Ihr Team prüft, passt ggf. an und versendet mit einem Klick.
Automatische Nachfass-E-Mails bei ausbleibender Antwort, Erinnerungen an offene Tickets, proaktive Status-Updates. Kein Kunde wird vergessen.
Relevante Daten werden automatisch aus E-Mails extrahiert: Bestellnummern, Kundennummern, Adressen, Termine, Beträge. Direkt in Ihre Systeme übertragen.
Anhänge werden automatisch erkannt, klassifiziert und verarbeitet: Rechnungen, Verträge, Fotos, Dokumente. Integration mit Dokumentenverarbeitung.
E-Mails werden automatisch dem richtigen Kunden, Vorgang oder Ticket zugeordnet. Kundenhistorie ist sofort verfügbar. Keine Datensilos.
Antworten werden vor dem Versand auf Vollständigkeit, Tonalität, Rechtschreibung und Korrektheit geprüft. Markenrichtlinien werden eingehalten. Keine peinlichen Fehler.
KI erkennt die Stimmung in E-Mails: frustriert, zufrieden, neutral, dringend. Verärgerte Kunden werden priorisiert und besonders sorgfältig behandelt.
Volumen, Antwortzeiten, Lösungsraten, häufige Themen, Kundenzufriedenheit – alle KPIs auf einen Blick. Trends erkennen, Prozesse optimieren.
| Aspekt | Manuelle Bearbeitung | Mit KI-Automation |
|---|---|---|
| Durchschnittliche Antwortzeit | 2-24 Stunden | Unter 5 Minuten |
| Bearbeitung pro E-Mail | 2-5 Minuten | 10-30 Sekunden |
| Verfügbarkeit | Bürozeiten | 24/7/365 |
| Konsistenz der Antworten | Variiert je nach Mitarbeiter | 100% konsistent |
| Klassifizierungs-Genauigkeit | Menschliche Fehler möglich | 95%+ automatisch |
| Skalierbarkeit | Linear mit Personal | Unbegrenzt |
| Kosten pro E-Mail | Hoch | Minimal |
Von Kundenservice bis HR – automatisierte E-Mail-Verarbeitung für alle Abteilungen.
Von der Analyse bis zum produktiven Einsatz – typischerweise in wenigen Wochen.
Wir analysieren Ihre E-Mail-Volumina, Themen, typische Anfragen und bestehende Prozesse. Welche E-Mails kommen am häufigsten? Wo ist das größte Automatisierungspotenzial?
Klassifizierungsregeln werden definiert, Antwortvorlagen erstellt, Routing-Logik konfiguriert. Das System wird auf Ihre E-Mail-Historie trainiert.
Anbindung an Ihr E-Mail-System (Microsoft 365, Google Workspace, Helpdesk). Umfangreiche Tests mit echten E-Mails. Feintuning der Klassifizierung.
Start mit einem Teilbereich oder Postfach. Parallelbetrieb, Vergleich mit manueller Bearbeitung. Schulung der Mitarbeiter.
Vollständiger Produktivstart. Kontinuierliches Lernen aus Korrekturen und Feedback. Erweiterung auf weitere Postfächer und Use Cases.
Die Möglichkeiten sind vielfältig: Automatische Klassifizierung, intelligentes Routing, Antwort-Entwürfe, vollautomatische Antworten. Doch welche Lösung passt zu Ihrem E-Mail-Aufkommen? Wir bieten keine theoretischen Abhandlungen, sondern eine praxisnahe Standortbestimmung.
Halbtägig (ca. 4h) • Remote oder vor Ort • Inkl. Vorbereitung und Handlungsempfehlung
Klarheit darüber, wie KI Ihre E-Mail-Prozesse automatisiert.
Ausführliche Antworten auf die wichtigsten Fragen.
KI-E-Mail-Automation umfasst mehrere Funktionen: Klassifizierung: E-Mails werden automatisch nach Thema, Dringlichkeit und Zuständigkeit sortiert (Anfrage, Beschwerde, Bestellung, etc.). Routing: Anfragen landen automatisch beim richtigen Ansprechpartner. Datenextraktion: Relevante Informationen (Bestellnummern, Adressen, Termine) werden extrahiert. Automatische Antworten: Routine-Anfragen werden vollautomatisch beantwortet. Antwort-Entwürfe: Bei komplexeren Themen erstellt KI einen Entwurf zur Prüfung. Priorisierung: Dringende und wichtige E-Mails werden hervorgehoben. Das Ergebnis: 60% weniger manuelle Bearbeitung, Antworten in Minuten statt Stunden.
Ja, bei Standardanfragen kann die KI vollautomatisch antworten: FAQ-Themen: Öffnungszeiten, Preise, Lieferzeiten, Rückgabebedingungen. Statusabfragen: Bestellstatus, Lieferstatus, Ticketstatus. Bestätigungen: Eingangsbestätigungen, Terminbestätigungen. Einfache Anfragen: Kontaktdaten, Wegbeschreibung, Produktinfos. Bei komplexeren Themen erstellt KI einen personalisierten Entwurf, den ein Mitarbeiter prüft, ggf. anpasst und mit einem Klick versendet. Sie definieren, welche E-Mail-Typen vollautomatisch und welche mit menschlicher Prüfung beantwortet werden.
Das Training erfolgt in mehreren Phasen: 1) Initiales Training: Wir analysieren Ihre E-Mail-Historie (typischerweise 1.000-10.000 E-Mails) und trainieren das System auf Ihre spezifischen Kategorien und Antwortmuster. 2) Regelwerk: Sie definieren Klassifizierungsregeln, Routing-Logik und Antwortvorlagen. 3) Kontinuierliches Lernen: Nach dem Go-Live lernt das System aus Korrekturen und Feedback. Wenn ein Mitarbeiter eine Klassifizierung korrigiert, wird das ins Training übernommen. 4) Feedback-Loop: Regelmäßige Auswertung der Ergebnisse und Optimierung. Je mehr E-Mails verarbeitet werden, desto präziser wird die Klassifizierung – typischerweise 95%+ nach einigen Wochen.
Die gängigen E-Mail-Systeme und Helpdesk-Tools werden unterstützt: E-Mail: Microsoft 365/Outlook, Google Workspace, IMAP/SMTP-basierte Systeme. Helpdesk: Zendesk, Freshdesk, Intercom, HubSpot Service Hub, Salesforce Service Cloud. Ticketing: Jira Service Management, ServiceNow, OTRS. Die Integration erfolgt über APIs, Konnektoren oder E-Mail-Weiterleitung. Bei Systemen ohne direkte API ist oft eine Integration über Middleware (Zapier, Make, n8n) möglich.
Datenschutz und Sicherheit haben höchste Priorität: Verschlüsselung: TLS für Übertragung, AES-256 für Speicherung. Hosting: EU-Rechenzentren (DSGVO-konform) oder On-Premise bei Ihnen. Zugriffssteuerung: Rollenbasiert – nicht jeder sieht alles. Datensparsamkeit: Nur notwendige Daten werden verarbeitet und gespeichert. Löschfristen: Automatische Löschung nach definierten Zeiträumen. Audit-Trail: Alle Verarbeitungen werden protokolliert. Wir klären die Sicherheitsanforderungen im Vorfeld und dokumentieren alles für Ihre Compliance-Abteilung.
Die Implementierungszeit hängt vom Umfang ab: Basis-Setup ist in kürzester Zeit einsatzbereit. Standard-Setup dauert einige Wochen. Enterprise-Setup entsprechend länger. Wir empfehlen, mit einem Pilotbereich zu starten (z.B. Support-Postfach), schnell Wert zu zeigen und dann schrittweise zu erweitern.
Die Kosten hängen von der Komplexität (Postfächer, Integrationen) und dem E-Mail-Volumen ab. Die Implementierung amortisiert sich in kürzester Zeit. Dazu kommen qualitative Vorteile: schnellere Antworten, höhere Kundenzufriedenheit, entlastete Mitarbeiter. Im kostenlosen Erstgespräch erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.
Ja, Self-Service ist ein wichtiges Prinzip: Admin-Interface: Klassifizierungsregeln anpassen, Antwortvorlagen bearbeiten, Routing-Logik ändern. Review-Interface: E-Mails prüfen, Korrekturen vornehmen, Feedback geben. Analytics: Volumen, Antwortzeiten, Klassifizierungsgenauigkeit überwachen. Wir schulen Ihr Team in der Nutzung und stehen für komplexere Anpassungen zur Verfügung. Nach der Implementierung sind Sie nicht von uns abhängig.
"E-Mail-Flut ist eines der größten Produktivitätsprobleme in Unternehmen. KI kann hier echte Entlastung schaffen."
Das KIKOM-Team rund um Markus Kirchmair unterstützt Unternehmen bei der Automatisierung ihrer E-Mail-Prozesse – von der Klassifizierung bis zur automatischen Beantwortung.
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