KI liest, versteht und verarbeitet Dokumente automatisch – von PDFs über E-Mails bis zu gescannten Belegen. 95%+ Erkennungsgenauigkeit, 80% Zeitersparnis.
KI liest PDFs, E-Mails und Anhänge, extrahiert relevante Informationen und überführt sie direkt in Ihre Prozesse – mit Fokus auf Genauigkeit, Geschwindigkeit und Compliance.
PDFs, Rechnungen, Verträge und Belege werden automatisch ausgelesen und strukturiert. Kein Abtippen, keine Copy-Paste-Fehler, keine Ermüdung.
KI macht keine Tippfehler und übersieht keine wichtigen Details. Automatische Validierung und Plausibilitätsprüfung reduzieren Fehler auf nahezu null.
Ein Dokument wird in unter 5 Sekunden verarbeitet – ohne Warteschlange, auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen. 24/7 verfügbar.
Extrahierte Daten fließen direkt in Ihre Systeme: ERP, CRM, Buchhaltung, DMS. Strukturiert, validiert und sofort verwendbar.
Revisionssichere Archivierung, Audit-Trail, Zugriffskontrollen und Löschfristen. Compliance ist von Anfang an integriert.
PDFs, Scans, Fotos, E-Mails, Word, Excel – auch handschriftliche Notizen und schlecht lesbare Dokumente werden erkannt.
PDFs, Rechnungen, Verträge und Belege werden automatisch ausgelesen und strukturiert. Kein Abtippen, keine Copy-Paste-Fehler, keine Ermüdung.
KI macht keine Tippfehler und übersieht keine wichtigen Details. Automatische Validierung und Plausibilitätsprüfung reduzieren Fehler auf nahezu null.
Ein Dokument wird in unter 5 Sekunden verarbeitet – ohne Warteschlange, auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen. 24/7 verfügbar.
Extrahierte Daten fließen direkt in Ihre Systeme: ERP, CRM, Buchhaltung, DMS. Strukturiert, validiert und sofort verwendbar.
Revisionssichere Archivierung, Audit-Trail, Zugriffskontrollen und Löschfristen. Compliance ist von Anfang an integriert.
PDFs, Scans, Fotos, E-Mails, Word, Excel – auch handschriftliche Notizen und schlecht lesbare Dokumente werden erkannt.
Die Realität in vielen Unternehmen: Rechnungen kommen per E-Mail, Post und Portal. Mitarbeiter öffnen PDFs, tippen Daten in Excel oder ERP ab, prüfen manuell auf Fehler, heften Belege ab. Pro Rechnung: 5-15 Minuten. Bei 500 Rechnungen im Monat: 40-125 Stunden – nur für Dateneingabe.
Das Ergebnis: Hohe Personalkosten, Fehlerquoten von 2-5%, verzögerte Buchungen, frustrierte Mitarbeiter, die eigentlich für wichtigere Aufgaben qualifiziert sind.
Mit KI-Dokumentenverarbeitung: Dokumente werden automatisch klassifiziert, Daten extrahiert, validiert und ins System übertragen. Ein Mitarbeiter prüft nur noch Ausnahmen. Ergebnis: 80% Zeitersparnis, nahezu null Fehler, zufriedenere Mitarbeiter.
Zwölf Kernfunktionen für automatisierte, fehlerfreie Dokumentenprozesse.
Modernste Texterkennung für alle Dokumenttypen: PDFs, Scans, Fotos, Faxe. Auch schlechte Qualität, schiefe Scans und handschriftliche Notizen werden zuverlässig erkannt.
KI erkennt Dokumenttypen automatisch: Rechnung, Vertrag, Lieferschein, Bestellung, Mahnung. Routing an den richtigen Prozess ohne manuelles Sortieren.
Dokumente in Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und weiteren Sprachen werden gleichermaßen verstanden und verarbeitet.
Rechnungsnummern, Beträge, Steuersätze, Daten, Adressen, Positionen – alle relevanten Felder werden automatisch erkannt und in strukturierte Daten überführt.
Auch komplexe Tabellen mit Einzelpositionen, Mengen, Preisen und Summen werden korrekt erfasst. Zeilenweise Extraktion für detaillierte Buchungen.
Verknüpfte Dokumente, Referenznummern und Bestellbezüge werden erkannt und automatisch zugeordnet. Zusammengehörige Dokumente werden verknüpft.
Automatische Prüfung: Stimmen Summen? Ist die USt-ID gültig? Passt die Rechnung zur Bestellung? Fehler werden markiert, bevor sie Probleme verursachen.
Lieferanten, Kunden, Bestellungen werden mit Ihren Stammdaten abgeglichen. Neue Lieferanten werden erkannt, Duplikate verhindert.
Dokumente mit Unsicherheiten oder Auffälligkeiten werden zur manuellen Prüfung markiert. Klare Workflows für Ausnahmen.
Nahtlose Integration mit SAP, Microsoft Dynamics, DATEV, Lexware, BMD und weiteren. Daten werden direkt übertragen, Buchungen automatisch erstellt.
GoBD-konforme Ablage mit Zeitstempel, Audit-Trail und Unveränderbarkeit. Alle Verarbeitungsschritte werden protokolliert.
Personenbezogene Daten werden erkannt und geschützt. Löschfristen, Zugriffskontrollen und Verschlüsselung sind integriert.
| Aspekt | Manuelle Verarbeitung | Mit KI-Dokumentenverarbeitung |
|---|---|---|
| Zeit pro Rechnung | 5-15 Minuten | Unter 30 Sekunden |
| Fehlerquote | 2-5% | Unter 0,5% |
| Verfügbarkeit | Bürozeiten | 24/7/365 |
| Skalierbarkeit | Linear mit Personal | Unbegrenzt |
| Kosten pro Dokument | Hoch | Minimal |
| Durchlaufzeit | Tage | Minuten |
| Audit-Trail | Oft lückenhaft | 100% dokumentiert |
Von Rechnungen bis Verträgen – automatisierte Verarbeitung für jeden Dokumenttyp.
Von der Analyse bis zum produktiven Einsatz – typischerweise in wenigen Wochen.
Wir analysieren Ihre Dokumenttypen, Formate, Volumina und bestehenden Prozesse. Welche Felder müssen extrahiert werden? Welche Validierungen sind nötig? Welche Systeme müssen angebunden werden?
Extraktionsregeln werden definiert, Validierungslogik konfiguriert, das System auf Ihre Dokumenttypen trainiert. Erste Tests mit echten Dokumenten.
Anbindung an Ihre Zielsysteme: ERP, Buchhaltung, DMS. Umfangreiche Tests mit verschiedenen Dokumentvarianten. Feintuning der Erkennungsrate.
Parallelbetrieb mit echten Dokumenten. Vergleich der Ergebnisse mit manueller Verarbeitung. Schulung der Mitarbeiter für Ausnahme-Handling.
Produktivstart mit kontinuierlichem Monitoring. Erkennungsrate wird laufend verbessert. Neue Dokumenttypen werden bei Bedarf ergänzt.
Die Möglichkeiten sind vielfältig: Rechnungseingang, Vertragsanalyse, Posteingang, Belegerfassung. Doch welche Lösung passt zu Ihren Prozessen? Wir bieten keine theoretischen Abhandlungen, sondern eine praxisnahe Standortbestimmung.
Halbtägig (ca. 4h) • Remote oder vor Ort • Inkl. Vorbereitung
Klarheit darüber, wie KI Ihre Dokumentenprozesse automatisiert.
Ausführliche Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Praktisch alle geschäftsrelevanten Dokumente: Eingangsrechnungen und Gutschriften, Lieferscheine und Bestellungen, Verträge und Vereinbarungen, Formulare und Anträge, E-Mails mit Anhängen, Belege und Quittungen, Personalunterlagen und Bewerbungen. Formate: PDFs (nativ und gescannt), Word, Excel, Bilder (JPG, PNG), E-Mails. Auch handschriftliche Notizen und schlecht lesbare Scans werden dank moderner OCR mit KI-Unterstützung erkannt.
Die Erkennungsgenauigkeit hängt von Dokumentqualität und -typ ab: Strukturierte Dokumente (Rechnungen, Formulare): 95-99% Genauigkeit. Semi-strukturierte Dokumente (Verträge, E-Mails): 90-95% Genauigkeit. Handschrift und schlechte Scans: 80-90% Genauigkeit. Für kritische Felder (Beträge, Kontonummern, Daten) empfehlen wir zusätzliche Validierungsregeln: Plausibilitätsprüfung, Abgleich mit Stammdaten, Stichprobenprüfung. Das System lernt kontinuierlich und verbessert sich mit jedem verarbeiteten Dokument.
Wir haben ein mehrstufiges Qualitätssystem: Konfidenz-Score: Jedes extrahierte Feld erhält einen Konfidenzwert. Schwellenwerte: Felder unter dem Schwellenwert werden zur Prüfung markiert. Review-Interface: Mitarbeiter sehen genau, welche Felder unsicher sind, und können gezielt korrigieren. Feedback-Loop: Korrekturen fließen ins Training zurück – das System lernt. Ausnahme-Workflow: Dokumente mit vielen Unsicherheiten werden komplett zur manuellen Bearbeitung weitergeleitet. Ziel ist nicht 100% Automatisierung, sondern optimale Balance zwischen Effizienz und Qualität.
Datenschutz und Compliance haben höchste Priorität: Verschlüsselung: TLS 1.3 für Übertragung, AES-256 für Speicherung. Hosting: EU-Rechenzentren (DSGVO-konform) oder On-Premise bei Ihnen. Zugriffssteuerung: Rollenbasiert – nicht jeder sieht alles. Audit-Trail: Alle Zugriffe und Verarbeitungen werden protokolliert. GoBD-Konformität: Revisionssichere Archivierung, Unveränderbarkeit, Zeitstempel. Löschfristen: Automatische Löschung nach definierten Zeiträumen. Wir unterstützen Sie bei der Erstellung der erforderlichen Dokumentation für Ihre Compliance-Abteilung.
Die gängigen Business-Systeme werden unterstützt: ERP: SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Sage, Navision. Buchhaltung: DATEV, Lexware, BMD, Addison, Agenda. DMS: DocuWare, d.velop, ELO, M-Files, SharePoint. CRM: Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics CRM. Die Integration erfolgt über REST-APIs, Standardschnittstellen (DATEV-Format, ZUGFeRD, XRechnung) oder Datei-Export/Import. Bei Systemen ohne direkte API ist oft eine Integration über Middleware möglich.
Die Implementierungszeit hängt vom Umfang ab: Basis-Setup (1 Dokumenttyp, z.B. Eingangsrechnungen): einige Wochen. Standard-Setup (3-5 Dokumenttypen, ERP-Integration): einige Wochen. Enterprise-Setup (viele Dokumenttypen, komplexe Integrationen, Compliance): einige Monate. Wir empfehlen, mit dem wichtigsten Use Case zu starten (meist Eingangsrechnungen), schnell Wert zu zeigen und dann schrittweise zu erweitern.
Die Kosten hängen von der Komplexität (Dokumenttypen, Integrationen, Compliance-Anforderungen) ab. Die Implementierung amortisiert sich in kürzester Zeit. Dazu kommen qualitative Vorteile: weniger Fehler, schnellere Durchlaufzeit, zufriedenere Mitarbeiter. Im kostenlosen Erstgespräch erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.
Ja, Self-Service ist ein wichtiges Prinzip: Admin-Interface: Extraktionsregeln anpassen, neue Felder hinzufügen, Validierungen konfigurieren. Review-Interface: Ausnahmen bearbeiten, Korrekturen vornehmen, Feedback geben. Reporting: Erkennungsraten, Volumina, Ausnahmen überwachen. Wir schulen Ihr Team in der Nutzung und stehen für komplexere Anpassungen zur Verfügung. Nach der Implementierung sind Sie nicht von uns abhängig.
"Dokumentenverarbeitung ist oft der größte Zeitfresser in Unternehmen. KI kann hier enorme Effizienzgewinne erzielen."
Das KIKOM-Team rund um Markus Kirchmair unterstützt Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Dokumentenprozesse – von der Analyse bis zur Integration.
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